Debitorenbuchhaltung

Was macht die Debitorenbuchhaltung?

Sie führt das Nebenbuch der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen – und damit die Gegenseite der Kreditorenbuchhaltung. Der Unterschied ist nicht nur das Vorzeichen. Wer Verbindlichkeiten bearbeitet, muss einen Termin einhalten; wer Forderungen bearbeitet, muss einen Termin durchsetzen. Das prägt den Alltag.

Er beginnt beim Ausgangsrechnungslauf und der offenen-Posten-Liste. Dann kommen die Zahlungseingänge, und sie kommen selten so, wie die Rechnung lautete: Sammelüberweisungen über mehrere Rechnungen, unberechtigt gezogener Skonto, Abzüge wegen Mängeln, Teilzahlungen ohne Verwendungszweck. Jeder Posten muss zugeordnet, jede Differenz geklärt werden – meist zusammen mit dem Vertrieb, der den Kunden kennt.

Bleibt die Zahlung aus, läuft das Mahnwesen an: Zahlungserinnerung, Mahnstufen, Verzugszinsen, Lieferstopp, Übergabe an Inkasso, gerichtliches Mahnverfahren. Gleichzeitig läuft die vorbeugende Seite, in größeren Häusern als eigenes Kreditmanagement: Bonitätsauskünfte einholen, Kreditlimits setzen und überwachen, Warenkreditversicherung und Sicherheiten verwalten, in manchen Branchen Factoring begleiten.

Zum Abschluss bewertet die Debitorenbuchhaltung ihren eigenen Bestand. Zweifelhafte Forderungen werden einzeln wertberichtigt, das allgemeine Ausfallrisiko pauschal, uneinbringliche Forderungen ausgebucht – mit der umsatzsteuerlichen Berichtigung, die dazugehört. Die Kennzahl, an der die Rolle gemessen wird, ist die durchschnittliche Außenstandsdauer.

Wie kommt man hinein?

Über eine kaufmännische Ausbildung und Einarbeitung im Betrieb, oft aus dem Vertriebsinnendienst oder der allgemeinen Buchhaltung. Aufgesattelt wird mit einem Buchhaltungslehrgang; wer in Richtung Kreditmanagement geht, ergänzt Lehrgänge zu Credit Management und Forderungsmanagement. Wie die Kreditorenseite ist auch diese Rolle ein realistischer Quereinstieg ins Rechnungswesen und häufig in Teilzeit zu haben.

Was die Rolle verlangt

Zwei Dinge, die nicht selbstverständlich zusammengehören: Genauigkeit beim Zuordnen und Standfestigkeit beim Eintreiben. Ein Mahnlauf bringt Widerspruch – vom Kunden, der sich beschwert, und vom eigenen Vertrieb, der die Beziehung nicht belasten will. Die Entscheidung, eine Lieferung zu sperren, fällt am Schreibtisch der Debitorenbuchhaltung und wird selten gelobt.

Dazu kommt eine unangenehme Gewissheit: Manches Geld kommt nie. Wer nach einer Insolvenz eine Forderung zur Tabelle anmeldet und Jahre später eine Quote von wenigen Prozent erhält, lernt, dass Vorsicht vor der Lieferung mehr wert ist als Hartnäckigkeit danach.

Aussichten

Stabil, und mit einer deutlichen Richtung nach oben: Wer sich vom reinen Buchen zum Kreditmanagement entwickelt, arbeitet an einer Stelle, die Liquidität und Ausfallrisiko des Unternehmens steuert – und wird entsprechend bezahlt. Andere Wege führen ins Hauptbuch, in die Teamleitung oder in die Prozessarbeit rund um Fakturierung und Zahlungseingang.