Ein Fach ohne Eingangstür
Das Rechnungswesen ist für Quereinsteiger offener als fast jedes andere kaufmännische Feld, und das hat einen einfachen Grund: Es gibt keinen Ausbildungsberuf, der Buchhalter heißt, und die Bezeichnung ist nicht geschützt. Wer buchhalten kann, darf buchhalten. Was zählt, ist der Nachweis, dass man es kann – und dieser Nachweis lässt sich auf mehreren Wegen erbringen, von denen nur einer über eine Berufsausbildung führt.
Das gilt für die Anstellung. Für die Selbständigkeit gilt es nicht in derselben Weise: Wer für andere gegen Entgelt buchen will, bewegt sich in einer Ausnahmeregelung des Steuerberatungsgesetzes, die eine Ausbildung und eine Mindestpraxiszeit voraussetzt. Wo diese Linie verläuft, steht im Beitrag zu den Vorbehaltsaufgaben. Für die ersten Jahre im Angestelltenverhältnis spielt sie keine Rolle.
Die vier Wege
Der Zertifikatslehrgang ist der häufigste Einstieg. Die Industrie- und Handelskammern, die Volkshochschulen mit ihrem bundesweit einheitlichen Prüfungssystem und eine Reihe privater Anbieter führen Lehrgänge zum Finanzbuchhalter und zum Lohn- und Gehaltsbuchhalter. Sie dauern Monate statt Jahre, sind berufsbegleitend zu schaffen und enden mit einem Zertifikat. Wichtig zu wissen: Das ist kein staatlich anerkannter Abschluss und keine Aufstiegsfortbildung – es ist ein Nachweis über belegte Inhalte. Im Bewerbungsverfahren wirkt er trotzdem, weil er die Grundfrage beantwortet, ob jemand Soll und Haben auseinanderhalten kann.
Die Umschulung führt zu einem richtigen Abschluss. Wer eine geförderte Umschulung durchläuft, legt am Ende die Abschlussprüfung eines anerkannten Ausbildungsberufs ab – in diesem Feld meistens als Kaufmann für Büromanagement, als Industriekaufmann oder als Steuerfachangestellte. Sie dauert regelmäßig zwei Jahre statt drei und ist der belastbarste, aber auch längste Weg.
Die Externenprüfung ist der am wenigsten bekannte. Das Berufsbildungsgesetz lässt zur Abschlussprüfung auch zu, wer keine Ausbildung durchlaufen hat, dafür aber mindestens das Eineinhalbfache der Ausbildungsdauer im Beruf tätig war. Wer also über Jahre in einer Buchhaltung mitgearbeitet hat, ohne je eine Ausbildung abgeschlossen zu haben, kann den Abschluss nachträglich erwerben – die zuständige Stelle prüft den Antrag im Einzelfall. Für viele, die schon lange im Fach sind, ist das der kürzeste Weg zu einem formalen Nachweis.
Der vierte Weg ist die Praxis ohne Nachweis. Es gibt ihn, und er ist häufiger, als Anzeigen vermuten lassen: Wer in einem kleinen Betrieb über Jahre die Buchhaltung geführt hat, hat Erfahrung, die zählt. Sie trägt allerdings schlecht über einen Arbeitgeberwechsel hinweg, weil sie sich schwer belegen lässt. Wer diesen Weg gegangen ist, tut gut daran, eine der drei anderen Möglichkeiten nachzuholen.
Womit sich das finanzieren lässt
Drei Förderwege kommen infrage, und sie schließen einander weitgehend aus.
Wer arbeitslos oder von Arbeitslosigkeit bedroht ist, kann bei der Agentur für Arbeit einen Bildungsgutschein beantragen; er deckt Lehrgangskosten und teilweise Nebenkosten, verlangt aber einen zugelassenen Träger und eine Maßnahme, die als arbeitsmarktnah anerkannt ist. Wer beschäftigt ist, kann unter bestimmten Voraussetzungen ebenfalls eine Förderung der Weiterbildung erhalten, in der Regel gemeinsam mit dem Arbeitgeber. Und wer eine echte Aufstiegsfortbildung anstrebt – also die Prüfung zum Geprüften Bilanzbuchhalter –, hat einen eigenen gesetzlichen Förderanspruch, der nicht an Arbeitslosigkeit anknüpft.
Der praktische Rat dazu ist unspektakulär: erst beraten lassen, dann anmelden. Wer schon einen Arbeitgeber hat, sollte ihn dabei nicht übergehen – viele Betriebe beteiligen sich an einem Lehrgang, wenn er zu einer Aufgabe führt, die sie ohnehin besetzen müssen, und die Zusage fällt leichter, solange noch keine Rechnung vorliegt. Fast alle Förderungen setzen voraus, dass der Antrag vor Beginn der Maßnahme gestellt wurde.
Wo der Einstieg tatsächlich gelingt
Nicht am Jahresabschluss. Wer ohne kaufmännische Vorbildung kommt, steigt fast immer über eine abgegrenzte Aufgabe ein, und das ist keine Zurücksetzung, sondern der sinnvolle Weg: Ein Nebenbuch ist ein überschaubarer Ausschnitt mit klaren Regeln, an dem sich das Handwerk lernen lässt.
Die Kreditorenbuchhaltung ist der häufigste Einstieg überhaupt – Eingangsrechnungen prüfen, kontieren, zur Freigabe geben, Zahlläufe vorbereiten. Die Debitorenbuchhaltung ist der zweite, mit einem stärkeren Anteil an Kundenkontakt; wer aus einem Beruf mit Kundenumgang kommt, bringt dafür etwas mit. Die Anlagenbuchhaltung ist die kleinste dieser Türen und die ruhigste. Alle drei liegen im Bereich der Nebenbuchhaltung, und dort sind auch Teilzeitstellen häufiger als im übrigen Fach.
Die zweite Tür ist die Lohnbuchhaltung. Sie ist anspruchsvoller, weil sie eigenes Recht verlangt, aber sie ist personell so eng besetzt, dass Betriebe und Kanzleien dort eher bereit sind, jemanden anzulernen. Wer aus der Personalsachbearbeitung kommt, hat die halbe Strecke schon hinter sich.
Die dritte ist der Weg über die Zeitarbeit oder über eine befristete Vertretung. Das ist kein Wunschweg, aber er ist in diesem Fach ein funktionierender: Vertretungen in der Abschlusssaison oder während einer Elternzeit sind häufig, und wer sich dort bewährt, wird oft übernommen. Wie diese Saison verläuft, beschreibt der Beitrag zum Jahresabschluss als Arbeitszyklus.
Schwieriger ist der Quereinstieg in die Kanzlei. Dort ist der Ausbildungsberuf die Norm, die Mandantenverantwortung beginnt früher, und das Berufsrecht setzt einen Rahmen, der Anlernen erschwert. Wer in die Kanzlei will, sollte den Weg über die Umschulung zur Steuerfachangestellten ernsthaft prüfen; die Unterschiede zwischen den beiden Arbeitswelten beschreibt der Beitrag Kanzlei oder Industrie.
Welche Vorerfahrung wirklich zählt
Die Frage wird oft falsch gestellt. Es geht nicht darum, ob der frühere Beruf mit Zahlen zu tun hatte, sondern ob er drei Eigenschaften trainiert hat.
Die erste ist Sorgfalt unter Wiederholung. Buchhaltung besteht zu einem großen Teil aus gleichförmiger Arbeit, bei der ein Fehler erst Wochen später auffällt. Wer aus einem Beruf kommt, in dem Genauigkeit bei Routine zählt – Labor, Apotheke, Verwaltung, Disposition, Kasse –, bringt das mit. Die zweite ist der Umgang mit Regelwerken: Wer gewohnt ist, in Vorschriften nachzuschlagen statt zu improvisieren, hat einen echten Vorsprung. Die dritte ist Systemdisziplin. Buchhaltung findet in einem Programm statt, und wer schon einmal in einem Fachsystem sauber gearbeitet hat, versteht schneller, warum eine Buchung nicht "irgendwie" erfasst wird.
Was dagegen selten hilft, ist allgemeine Zahlenaffinität. Der Satz "ich rechne gern" beantwortet keine der drei Fragen und steht in jeder zweiten Quereinsteigerbewerbung.
Und was gelegentlich hilft, obwohl es niemand erwartet: eine Branchenkenntnis aus dem alten Beruf. Wer aus dem Baugewerbe kommt, versteht Abschlagsrechnungen und Sicherheitseinbehalte; wer aus dem Gesundheitswesen kommt, versteht die Abrechnungslogik dort; wer aus dem Handel kommt, kennt Warenwirtschaft und Inventur von innen. Buchhaltungen suchen selten nach Branchenkenntnis, aber sie profitieren davon, und im Vorstellungsgespräch ist es das Argument, das den Wechsel plausibel macht statt entschuldigungsbedürftig.
Was die Bewerbung leisten muss
Drei Dinge, in dieser Reihenfolge.
Erstens die Lücke benennen, statt sie zu umgehen. Ein Lebenslauf, der einen Berufswechsel verschweigt, erzeugt genau die Frage, die er vermeiden will. Ein Satz genügt: welcher Beruf vorher, warum der Wechsel, was bereits dafür getan wurde.
Zweitens den Nachweis an die richtige Stelle setzen. Der Lehrgang, die Umschulung oder die begonnene Weiterbildung gehört nach oben und nicht ans Ende – er ist in diesem Fall die wichtigste Zeile des Dokuments.
Drittens das System nennen. Für Quereinsteiger ist die Software oft die einzige Anforderung, die sich vorab erfüllen lässt, und sie wirkt entsprechend stark; wie sich Systemkenntnis so beschreiben lässt, dass sie überprüfbar bleibt, steht im Beitrag zu DATEV und SAP in der Bewerbung. Wer die Anzeigen dazu durchsehen will, findet unter den Angeboten in der Kreditorenbuchhaltung und den allgemeinen Buchhalterstellen beide Sorten nebeneinander – und in der vollständigen Stellenliste daneben, wie viele Anzeigen die Frage nach der Ausbildung gar nicht erst stellen – die, die eine Ausbildung verlangen, und die, die eine vergleichbare Qualifikation gelten lassen.
Wie es danach weitergeht
Der Quereinstieg endet nicht im Nebenbuch. Der übliche Verlauf führt über zwei bis vier Jahre in die Finanzbuchhaltung oder in eine breiter geschnittene Stelle in der allgemeinen Buchhaltung, und von dort weiter. Der entscheidende Schritt danach ist die Prüfung zum Geprüften Bilanzbuchhalter – sie steht auch denen offen, die keine Ausbildung abgeschlossen haben, dann allerdings mit einer deutlich längeren Praxiszeit als Zulassungsvoraussetzung. Was sie verlangt und was sie bewirkt, beschreibt der Beitrag zum Bilanzbuchhalter IHK.
Damit ist der Quereinstieg in diesem Fach kein Abstellgleis, sondern ein Umweg mit Anschluss. Der Vergleich der Vergütungsstufen mit denen der Finanzbuchhaltung zeigt, worauf dieser Weg hinausläuft – und im Accounting größerer Häuser sitzen mehr Menschen ohne klassische kaufmännische Ausbildung, als die Stellentitel vermuten lassen.
Wenden Sie das direkt an: Im Stellenmarkt stehen Anzeigen aus ganz Deutschland, und zu jedem Beruf finden Sie die Aufgaben und die üblichen Gehälter daneben.