Verschwiegenheit und Berufshaftpflicht: die stillen Pflichten des Rechnungswesens

Zwei Pflichten, die niemand erklärt

Wer eine Stelle im Steuerbereich antritt, unterschreibt in der ersten Woche eine Verschwiegenheitserklärung und hört danach nie wieder davon. Wer im Rechnungswesen eines Unternehmens anfängt, unterschreibt etwas Ähnliches im Arbeitsvertrag. In beiden Fällen bleibt offen, was genau gilt, wie lange, gegenüber wem – und was passiert, wenn etwas schiefgeht.

Dabei sind es zwei verschiedene Pflichten aus zwei verschiedenen Quellen. Die eine ist die Verschwiegenheit: Sie schützt den, dessen Daten man verarbeitet. Die andere ist die Haftung: Sie greift, wenn aus der Arbeit ein Schaden entsteht. Beide sind in der Kanzlei schärfer als im Unternehmen, und beide sind der Grund, warum dieses Fach anders reguliert ist als andere Bürotätigkeiten.

Wer wissen will, welche Aufgaben überhaupt einem Berufsträger vorbehalten sind, findet das im Beitrag zu den Vorbehaltsaufgaben. Hier geht es um die Pflichten, die daneben stehen.

Die berufliche Verschwiegenheit

Für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer steht die Verschwiegenheit als Berufspflicht im jeweiligen Berufsrecht, neben Unabhängigkeit, Eigenverantwortlichkeit und Gewissenhaftigkeit. Sie ist keine vertragliche Abrede, sondern eine Amtspflicht des Berufs – und deshalb hat sie Eigenschaften, die eine Vertragsklausel nicht hat.

Sie gilt zeitlich unbegrenzt. Sie endet nicht mit dem Mandat, nicht mit dem Arbeitsverhältnis und nicht mit der Beendigung der Bestellung. Sie gilt gegenüber jedermann – auch gegenüber dem Ehepartner, auch gegenüber Kollegen, die das Mandat nicht bearbeiten, auch gegenüber Behörden. Und sie erfasst nicht nur Inhalte, sondern bereits die Tatsache, dass ein Mandatsverhältnis besteht. Der Satz "wir betreuen auch die Firma Meier" ist schon die Verletzung, unabhängig davon, was danach kommt.

Das Strafrecht setzt das durch: Die Verletzung von Privatgeheimnissen ist strafbar, und zwar nicht nur für den Berufsträger, sondern auch für die Personen, die bei ihm beruflich mitwirken. Steuerfachangestellte und Steuerfachwirte sind damit nicht nur arbeitsvertraglich gebunden, sondern unmittelbar. Deshalb verlangt das Berufsrecht auch, dass der Berufsträger seine Mitarbeiter förmlich zur Verschwiegenheit verpflichtet – die Erklärung in der ersten Woche ist also keine Formalie, sondern die Umsetzung einer gesetzlichen Vorgabe.

Was daraus folgt – auch zum Vorteil

Die Verschwiegenheit ist nicht nur eine Last. Aus ihr folgen Rechte, die in anderen Berufen fehlen: ein Zeugnisverweigerungsrecht im Strafverfahren, ein Auskunftsverweigerungsrecht gegenüber der Finanzverwaltung und ein Schutz der Unterlagen vor Beschlagnahme. Diese Rechte stehen dem Berufsträger zu und erstrecken sich auf seine Gehilfen. Wer in einer Kanzlei arbeitet, kann also nicht als Zeuge über Mandatsinhalte gezwungen werden – das ist im Alltag selten relevant und in dem einen Fall, in dem es relevant wird, entscheidend.

Die Grenzen sind ebenso klar. Der Mandant kann von der Verschwiegenheit entbinden, und nur er. Gesetzliche Offenbarungspflichten gehen vor: Das Geldwäscherecht verlangt in bestimmten Fällen eine Verdachtsmeldung, wobei für die rechtsberatenden Berufe Ausnahmen bestehen, und für bestimmte grenzüberschreitende Steuergestaltungen sieht die Abgabenordnung eine Mitteilungspflicht vor. Und schließlich darf sich ein Berufsträger verteidigen: Wer auf Honorar klagt oder sich gegen einen Haftungsvorwurf wehrt, darf offenlegen, was dafür nötig ist.

Im Unternehmen gilt etwas anderes

Wer nicht in einer Kanzlei arbeitet, unterliegt keiner berufsrechtlichen Verschwiegenheit – und trotzdem einer, die ernst zu nehmen ist. Sie folgt aus dem Arbeitsvertrag, aus der allgemeinen Treuepflicht und aus dem Schutz von Geschäftsgeheimnissen. In kapitalmarktorientierten Unternehmen kommt das Insiderrecht dazu: Wer vor der Veröffentlichung Zahlen kennt, steht auf einer Liste und darf mit diesem Wissen nicht handeln. Das betrifft im Konzernrechnungswesen und in der kaufmännischen Leitung mehr Menschen, als die meisten annehmen.

Einen Sonderfall bildet die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Wer abrechnet, kennt die Gehälter aller Kollegen, dazu Pfändungen, Krankheitszeiten und Entgeltumwandlungen – also genau die Angaben, über die im Betrieb am meisten spekuliert wird. Die Pflicht ist hier nicht schärfer als anderswo, aber sie ist schwerer einzuhalten, weil die Fragen persönlich gestellt werden. Wer in der Entgeltabrechnung oder in der Lohnbuchhaltung arbeitet, sollte sich eine Standardantwort zurechtlegen, bevor sie zum ersten Mal gebraucht wird.

Der Datenschutz läuft daneben und deckt sich nicht mit der Verschwiegenheit. Für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Kanzlei gibt es Vereinbarungen, die regeln, wer in welcher Rolle verarbeitet; für die eigene Arbeit heißt das vor allem, dass Zugriffe protokolliert sind und Berechtigungen begrenzt werden. Wer im Homeoffice arbeitet, hat außerdem eine Reihe sehr praktischer Pflichten – Bildschirm, Telefonate, Papier, private Geräte –, und die sind in Kanzleien strenger geregelt als anderswo. Dass Systemzugriffe hier eine eigene Rolle spielen, gehört übrigens auch in die Bewerbung; der Beitrag zu DATEV und SAP beschreibt, wie sich das beschreiben lässt.

Die Berufshaftpflicht

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer müssen versichert sein. Die Pflicht steht im jeweiligen Berufsrecht, die Einzelheiten – Mindestversicherungssumme, zulässige Selbstbeteiligung, Umfang der Deckung – in der Durchführungsverordnung dazu. Konkrete Beträge stehen hier bewusst nicht: Sie werden fortgeschrieben, und maßgeblich ist die jeweils geltende Fassung.

Wichtig ist die Funktionsweise. Versichert ist die berufliche Tätigkeit, und die Police des Berufsträgers deckt auch die Arbeit seiner Mitarbeiter – ein Fehler in einer Erklärung, die eine Angestellte erstellt und ein Bestellter unterschrieben hat, ist ein Schadensfall der Kanzlei und nicht der Angestellten. Nicht versichert ist, was außerhalb des Berufsbilds geschieht, und nicht versichert ist die wissentliche Pflichtverletzung. Wer also mit dem Gedanken spielt, eine Frist bewusst verstreichen zu lassen, weil "die Versicherung das schon zahlt", irrt sich an genau dieser Stelle.

Für Ansprüche gilt die regelmäßige Verjährung: drei Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Geschädigte davon erfahren hat. Eine berufsspezifische Sonderfrist gibt es seit langem nicht mehr. Das ist der Grund, warum Haftungsfälle in diesem Fach oft erst auftauchen, wenn ein Bescheid Jahre später geändert wird.

Für Wirtschaftsprüfer kommt eine Besonderheit hinzu, die es sonst nirgends gibt: Für die gesetzliche Abschlussprüfung sieht das Handelsgesetzbuch eine der Höhe nach begrenzte Haftung gegenüber dem geprüften Unternehmen vor, gestaffelt danach, ob es kapitalmarktorientiert ist und ob fahrlässig oder vorsätzlich gehandelt wurde. Diese Begrenzung ist der Grund, warum die Frage nach der Versicherungssumme in der Wirtschaftsprüfung anders gestellt wird als in der Steuerberatung – und warum ein Prüfungsmandat vor der Annahme auch unter Haftungsgesichtspunkten geprüft wird.

Was Angestellte wirklich riskieren

Die Sorge, für einen Fehler persönlich einstehen zu müssen, ist verbreitet und im Ergebnis meist unbegründet. Für Arbeitnehmer gilt der innerbetriebliche Schadensausgleich: Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Beschäftigte in der Regel gar nicht, bei mittlerer wird der Schaden zwischen beiden Seiten geteilt, bei grober Fahrlässigkeit haftet er grundsätzlich – wobei auch dort Grenzen gezogen werden, die sich am Verdienst und am Grad des Verschuldens orientieren –, und bei Vorsatz vollständig.

Übersetzt in den Alltag: Ein übersehener Beleg, eine falsch kontierte Buchung, ein Zahlendreher in einer Anmeldung sind der Normalfall eines Arbeitslebens und kein Haftungsfall. Kritisch wird es dort, wo jemand eine bekannte Regel bewusst umgeht, eine Warnung ignoriert oder eine Frist sehenden Auges verstreichen lässt. Wer den Unterschied kennt, arbeitet ruhiger.

Die Klauseln, die vor der Unterschrift gehören

Vier Stellen im Vertrag lohnen den zweiten Blick.

Erstens die Verschwiegenheitsklausel selbst: Sie ist selbstverständlich, aber sie wird gelegentlich mit einer Vertragsstrafe verbunden. Die gehört gelesen. Zweitens eine Haftungsklausel, die die gesetzliche Abstufung zulasten des Arbeitnehmers verschieben will – solche Klauseln sind vielfach unwirksam, ersparen aber Ärger, wenn sie gar nicht erst dastehen. Drittens das nachvertragliche Wettbewerbsverbot: In Kanzleien ist es üblich, es taucht oft als Mandantenschutzklausel auf, und es ist nur wirksam, wenn dafür eine Karenzentschädigung zugesagt wird. Wer unterschreibt, ohne das zu prüfen, bindet sich womöglich unentgeltlich. Viertens die Bindungsabrede nach einer geförderten Fortbildung – sie betrifft jeden, der über die Steuerberaterprüfung oder das Wirtschaftsprüfer-Examen nachdenkt.

Wie sich das im Alltag umsetzen lässt

Die Regeln klingen abstrakt, die Umsetzung ist es nicht. Fünf Gewohnheiten decken den größten Teil ab.

Kein Mandantenname außerhalb des Hauses, auch nicht als Anekdote und auch nicht anonymisiert, wenn der Betrieb aus der Beschreibung erkennbar wäre. Keine Unterlagen auf privaten Geräten, keine Weiterleitung an private Postfächer – das ist der häufigste Verstoß überhaupt und meistens gut gemeint. Bildschirm sperren, auch im eigenen Wohnzimmer, sobald jemand anders im Raum ist. Papier, das nach Hause mitgenommen wurde, zurückbringen statt entsorgen. Und im Zweifel fragen, bevor etwas herausgegeben wird: Die Anfrage einer Bank, eines Familienangehörigen oder eines angeblichen Geschäftsführers per E-Mail ist der Standardfall, in dem Verschwiegenheit und Betrugsversuch aufeinandertreffen.

Für die Bewerbung hat das eine Nebenwirkung, die selten bedacht wird: Auch der eigene Lebenslauf unterliegt der Pflicht. Mandantennamen gehören dort nicht hinein. Wer seine Erfahrung belegen will, beschreibt Größenordnungen, Rechtsformen und Branchen – "produzierender Mittelstand, Konzernstruktur mit vier Gesellschaften" sagt alles, was gebraucht wird, und nennt niemanden.

Der Unterschied, auf den es hinausläuft

In der Kanzlei arbeitet man für fremde Unternehmen, und das Berufsrecht macht daraus eine eigene Rechtsstellung: schärfere Pflichten, dafür Schutzrechte und eine Pflichtversicherung im Rücken. Im Unternehmen arbeitet man für den eigenen Arbeitgeber, und es bleibt beim Arbeitsvertrag – weniger formale Pflichten, aber auch keine Kammer, die im Zweifel Auskunft gibt. Welche der beiden Welten die passendere ist, hängt an mehr als an diesen Pflichten; der Beitrag Kanzlei oder Industrie stellt sie nebeneinander. Und wer aus einem anderen Beruf kommt, findet im Beitrag zum Quereinstieg, an welcher Stelle diese Pflichten zum ersten Mal auftauchen.

Wer die Unterschiede an konkreten Anzeigen nachlesen will, vergleicht die Angebote in Kanzleien mit denen der Unternehmen: Die Kanzleianzeige nennt Verschwiegenheit und Mandantenverantwortung, die Unternehmensanzeige nennt sie fast nie – nicht weil sie dort nicht gilt, sondern weil sie dort nicht aus dem Berufsrecht kommt.