Eine Linie, die mitten durch das Fach läuft
Das Rechnungswesen sieht von außen aus wie ein zusammenhängendes Fach: Belege, Konten, Abschlüsse, Erklärungen. Juristisch ist es das nicht. Durch dieses Fach läuft eine Linie, und sie stammt aus dem Steuerberatungsgesetz. Auf der einen Seite liegt Arbeit, die jeder tun darf. Auf der anderen liegt die geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen, und die ist bestimmten Berufen vorbehalten.
Wer das nicht weiß, wundert sich über Dinge, die im Alltag ständig vorkommen: warum eine Kanzlei einen Abschluss von einer Mitarbeiterin erstellen lässt, der ein Berufsträger anschließend zwingend gegenzeichnet. Warum ein selbständiges Lohnbüro die Abrechnung machen darf, aber die Einkommensteuererklärung des Inhabers nicht. Warum in Anzeigen des Steuerbereichs die Formulierung "unter fachlicher Verantwortung" steht und im Rechnungswesen nie.
Dieser Beitrag beschreibt die Linie. Um die Pflichten, die für Berufsträger und ihre Mitarbeiter daneben gelten – Verschwiegenheit, Haftung, Versicherung –, geht es an anderer Stelle, im Beitrag zu Verschwiegenheit und Berufshaftpflicht.
Was "geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen" heißt
Zwei Wörter tragen die ganze Regelung. "Hilfeleistung in Steuersachen" meint jede Unterstützung bei der Erfüllung steuerlicher Pflichten und bei der Wahrnehmung steuerlicher Rechte – die Erklärung, die Beratung, die Vertretung gegenüber dem Finanzamt, die Prüfung eines Bescheids, die Einlegung eines Einspruchs. "Geschäftsmäßig" meint: für einen anderen und mit der Absicht, es zu wiederholen. Entgelt ist dafür nicht nötig; auch die unentgeltliche Hilfe für den Nachbarn ist geschäftsmäßig, wenn sie nicht bei diesem einen Fall bleiben soll.
Aus dem zweiten Wort folgt die wichtigste Entlastung: In eigenen Angelegenheiten gilt der Vorbehalt nicht. Ein Unternehmen darf seine eigenen Steuererklärungen durch eigene Leute erstellen lassen; die Angestellten der Finanzbuchhaltung und die Steuerreferenten einer Steuerabteilung arbeiten für ihren Arbeitgeber und nicht für Dritte. Das gesamte betriebliche Rechnungswesen liegt damit außerhalb der Vorschrift – ein Punkt, der in Bewerbungsgesprächen regelmäßig durcheinandergerät.
Wer befugt ist
Das Gesetz nennt zwei Gruppen. Unbeschränkt befugt sind die Berufsträger: Steuerberater und Steuerbevollmächtigte, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer – sowie die Gesellschaften, die nach diesen Berufsrechten anerkannt sind. Sie dürfen alles: beraten, erklären, vertreten, gestalten. Das ist der Kern dessen, was den Steuerberater und die Wirtschaftsprüfung von jeder anderen Rolle dieses Portals unterscheidet, und der Grund, warum der Weg dorthin über ein Examen führt und nicht über Berufserfahrung.
Beschränkt befugt ist eine zweite, kleinere Gruppe, jeweils nur für einen eng umrissenen Ausschnitt: Lohnsteuerhilfevereine für die Fälle ihrer Mitglieder, Notare und Rechtsbeistände im Rahmen ihrer Tätigkeit, Spediteure für Einfuhrabgaben, Arbeitgeber für die Lohnsteuer ihrer eigenen Beschäftigten. Jede dieser Befugnisse hat eine scharfe Grenze, und wer sie überschreitet, ist unbefugt tätig.
Was Buchhaltern ausdrücklich erlaubt ist
Die praktisch wichtigste Vorschrift ist die Ausnahmeregelung des § 6 StBerG. Sie nimmt zwei Bereiche aus dem Verbot heraus.
Der erste betrifft rein mechanische Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Gemeint ist das Erfassen als solches – nicht die Entscheidung, wie ein Vorgang steuerlich zu würdigen ist.
Der zweite ist der eigentliche Rettungsanker des Fachs: Das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen sind auch anderen erlaubt – vorausgesetzt, sie werden verantwortlich von jemandem erbracht, der nach einer kaufmännischen oder gleichwertigen Ausbildung mehrere Jahre praktisch im Buchhaltungswesen tätig war, und zwar in einem Mindestumfang an Wochenstunden. Ohne diese Ausnahme gäbe es kein selbständiges Lohnbüro, keinen freiberuflichen Buchhalter und keinen Abrechnungsdienstleister neben den Kanzleien. Sie ist der rechtliche Boden, auf dem ein erheblicher Teil des Arbeitsmarkts der Lohn- und Gehaltsabrechnung steht.
Um die Umsatzsteuer-Voranmeldung wurde jahrzehntelang gestritten: Sie ist eine Steueranmeldung und fiel damit nicht unter die Ausnahme, obwohl sie im Alltag unmittelbar aus der laufenden Buchführung entsteht. Das Bundesverfassungsgericht hat den Ausschluss selbständiger Buchhalter von dieser Arbeit als unvereinbar mit der Berufsfreiheit angesehen; der Gesetzgeber hat daraufhin nachgebessert. Wer selbständig anbietet, sollte sich den aktuellen Wortlaut der Vorschrift ansehen, bevor er eine Leistung in sein Angebot aufnimmt.
Nicht erlaubt bleibt in jedem Fall das, was eine steuerliche Würdigung verlangt: der Jahresabschluss mit seinen Bewertungsentscheidungen, die Steuererklärungen, die Beratung zur Rechtsformwahl, der Einspruch. Auch die Einrichtung der Buchführung und die Kontenzuordnung mit steuerlicher Wirkung gehören zur beratenden Seite.
Was das für Angestellte bedeutet
Für Beschäftigte einer Kanzlei ist die Lage einfacher, als sie klingt: Sie brauchen keine eigene Befugnis. Sie leisten Hilfe unter der fachlichen Aufsicht und Verantwortung eines Berufsträgers, und dessen Befugnis deckt ihre Arbeit. Deshalb dürfen Steuerfachangestellte Erklärungen erstellen und Steuerfachwirte Abschlüsse bearbeiten, ohne selbst bestellt zu sein.
Zwei Folgen hat das trotzdem. Erstens die Unterschrift: Sie bleibt beim Berufsträger, und zwar unabhängig davon, wer die Arbeit gemacht hat. Wenn eine Anzeige "eigenverantwortliche Mandatsbetreuung" verspricht, meint sie fachliche Selbständigkeit und nicht rechtliche – das ist kein Etikettenschwindel, aber es ist gut, den Unterschied zu kennen. Zweitens die Aufsicht: Ein Berufsträger muss die Verantwortung tatsächlich wahrnehmen können. Eine Kanzlei, in der ein einzelner Bestellter zwanzig Mitarbeiter formal verantwortet, ohne je in die Akten zu sehen, hat ein berufsrechtliches Problem – und wer dort arbeitet, trägt es mit.
Für Beschäftigte in Unternehmen gilt der Vorbehalt, wie gesagt, gar nicht. Wer aus der Kanzlei in die Industrie wechselt, verliert damit keine Befugnis, sondern eine Zuständigkeitsfrage; was der Wechsel sonst verändert, beschreibt der Beitrag Kanzlei oder Industrie.
Was das für Selbständige bedeutet
Wer als Buchhalter oder in der Lohnbuchhaltung selbständig arbeitet, bewegt sich in der Ausnahme – und sollte drei Dinge beachten.
Erstens die Bezeichnung. "Buchhalter" darf jeder führen, die Bezeichnung ist nicht geschützt. "Steuerberater" darf nur führen, wer bestellt ist. Und Prüfungsbezeichnungen wie "Geprüfter Bilanzbuchhalter" darf nur führen, wer die Prüfung bestanden hat – dazu der Beitrag zum Bilanzbuchhalter IHK. Werbung, die den Eindruck einer Beratungsbefugnis erweckt, ist auch dann angreifbar, wenn kein falscher Titel fällt.
Zweitens die Folgen eines Verstoßes. Unbefugte Hilfeleistung in Steuersachen ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld belegt werden. Die Finanzbehörde kann einen Bevollmächtigten, der unbefugt geschäftsmäßig hilft, im Verfahren zurückweisen – dann steht der Mandant plötzlich ohne Vertretung da. Hinzu kommen die zivilrechtliche Seite, denn ein auf eine verbotene Leistung gerichteter Vertrag ist nichtig, und der Wettbewerbsweg: Abmahnungen kommen in diesem Feld regelmäßig von Kanzleien aus der Nachbarschaft.
Drittens die Zusammenarbeit. Der übliche und rechtlich saubere Weg ist die Arbeitsteilung: Das Lohnbüro rechnet ab, die Kanzlei erklärt. Viele selbständige Buchhalter arbeiten fest mit einer Kanzlei zusammen, und beide Seiten profitieren davon.
Die zweite Vorbehaltsaufgabe, die leicht übersehen wird
Neben der Hilfeleistung in Steuersachen gibt es im Rechnungswesen einen zweiten gesetzlichen Vorbehalt, und er betrifft die Prüfung statt die Beratung. Die gesetzliche Abschlussprüfung – die Prüfung des Jahres- oder Konzernabschlusses, zu der das Handelsgesetzbuch Unternehmen ab einer bestimmten Größe verpflichtet – dürfen nur Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften durchführen, für einen Teil der Fälle auch vereidigte Buchprüfer. Der Bestätigungsvermerk am Ende trägt eine Unterschrift, die niemand sonst leisten darf.
Dieser Vorbehalt hat eine Besonderheit, die der steuerliche nicht kennt: Er verlangt nicht nur eine Qualifikation, sondern Unabhängigkeit im Einzelfall. Das Handelsgesetzbuch schließt Prüfer aus, die zu dem geprüften Unternehmen zu nahe stehen – wer für dasselbe Haus die Buchführung besorgt oder an der Aufstellung des Abschlusses mitgewirkt hat, darf ihn nicht prüfen. Deshalb sind Prüfung und Erstellung in Kanzleien organisatorisch getrennt, und deshalb ist der Wechsel aus dem Konzernrechnungswesen in die Prüfung desselben Konzerns keine Beförderung, sondern ein Ausschlussgrund.
Für die Stellensuche heißt das: Eine Anzeige, die Prüfungstätigkeit nennt, beschreibt einen anderen Arbeitsplatz als eine, die Abschlusserstellung nennt – auch wenn beide in derselben Gesellschaft ausgeschrieben sind. Wie der Weg in die Prüfung verläuft, steht im Beitrag zum Wirtschaftsprüfer-Examen.
Woran man es in der Anzeige erkennt
Drei Signale lohnen den Blick. Die Formulierung "unter Verantwortung des Berufsträgers" steht fast nur in Kanzleianzeigen und sagt: Die Stelle liegt innerhalb des Vorbehalts, die Unterschrift liegt woanders. Die Nennung eines Mandantenstamms sagt: Sie arbeiten für Dritte, mit allem, was an Verschwiegenheit und Haftung daranhängt. Und wenn eine Anzeige für eine selbständige Zusammenarbeit ausdrücklich "Erstellung von Steuererklärungen" nennt, ohne einen Berufsträger im Haus zu haben, ist Vorsicht angebracht – nicht für den Auftraggeber, sondern für den, der es täte.
Wer die beiden Seiten der Linie einmal nebeneinander sehen will, vergleicht die Angebote für Steuerfachangestellte mit denen für Lohnbuchhalter: dieselbe Tätigkeit am Beleg, zwei verschiedene Rechtslagen dahinter. Und die Vergütung der Berufsträger ist zu einem guten Teil der Preis dieser Verantwortung und nicht der Preis der Arbeitszeit.
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