Ein Beruf mit Jahreszeiten
Die meisten Büroberufe verteilen ihre Arbeit über das Jahr, mit Schwankungen, die niemand vorhersagen kann. Das Rechnungswesen nicht. Hier liegt die Arbeitsverteilung im Voraus fest, weil sie an Fristen hängt, die weder der Arbeitgeber noch der Mandant verschieben kann. Wer in diesem Feld arbeitet, weiß im Januar, wie der Mai aussieht.
Das ist zunächst ein Vorteil: Planbarkeit ist selten geworden. Es hat aber zwei Folgen, über die in Bewerbungsgesprächen zu wenig gesprochen wird. Die Belastung ist ungleich verteilt, und sie fällt in den meisten Häusern für alle gleichzeitig an – es gibt keine Schicht, die sie auffängt.
Dieser Beitrag beschreibt den Zyklus und seine Folgen. Worin sich die beiden Arbeitswelten sonst unterscheiden, steht im Beitrag Kanzlei oder Industrie; hier geht es allein um den Kalender.
Der Monatsrhythmus, der immer läuft
Unterhalb des Jahreszyklus läuft ein Monatsrhythmus, und er betrifft fast jede Stelle dieses Portals.
Der erste feste Punkt liegt am Monatsanfang: Umsatzsteuer-Voranmeldung und Lohnsteuer-Anmeldung sind bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums zu übermitteln. Wer eine Dauerfristverlängerung beantragt hat, verschiebt das um einen Monat – gegen eine Sondervorauszahlung, die sich nach einem gesetzlich festgelegten Bruchteil der Vorjahreszahllast bemisst. Der zweite feste Punkt liegt am Monatsende: Die Beiträge zur Sozialversicherung sind bereits am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Arbeit geleistet wird. Das ist der Grund, warum die Entgeltabrechnung nicht bis zum Monatsende warten kann, sondern die Werte schätzen oder vorziehen muss – und warum die Lohn- und Gehaltsabrechnung ihren eigenen, vom übrigen Rechnungswesen abweichenden Takt hat.
Im Unternehmen kommt der Monatsabschluss dazu. Er hat keine gesetzliche Frist, dafür eine interne, und die ist oft härter: Wer an einen Konzern berichtet, liefert nach einem Kalender, den die Muttergesellschaft setzt. In der Hauptbuchhaltung und im Konzernrechnungswesen sind die ersten Arbeitstage jedes Monats deshalb faktisch verplant.
Die Saison: Januar bis Mai
Der Jahreszyklus beginnt, kaum dass das Jahr zu Ende ist, und er beginnt in der Lohnabrechnung. Die Jahresmeldungen an die Sozialversicherung und die elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen haben Fristen in den ersten beiden Monaten des Jahres; wer in der Entgeltabrechnung arbeitet, hat seine Spitze damit früher als alle anderen und im Februar bereits hinter sich.
Parallel läuft der Jahreswechsel selbst: neue Rechengrößen, neue Beitragssätze, geänderte Pauschalen, angepasste Meldeverfahren. Das ist keine Zusatzarbeit für einen Nachmittag, sondern der Grund, warum in diesem Fach der Januar als eigener Monat gilt.
Ab Februar übernimmt der Abschluss. Kapitalgesellschaften haben ihren Jahresabschluss innerhalb der ersten Monate nach dem Bilanzstichtag aufzustellen; für kleine Gesellschaften verlängert das Handelsgesetzbuch diese Frist. Wo geprüft wird, schließt sich unmittelbar die Prüfung an – und sie bringt einen zweiten Takt ins Haus, weil der Prüfer Unterlagen anfordert, während der Abschluss noch läuft. Wer wissen will, wie diese Seite arbeitet, findet sie im Beitrag zum Wirtschaftsprüfer-Examen und im Profil der Wirtschaftsprüfung beschrieben.
In der Kanzleiwelt verschiebt sich die Spitze nach hinten und zieht sich länger. Die Steuererklärungen beratener Mandanten haben eine deutlich längere Frist als die nicht beratener – sie reicht bis in das zweite auf den Besteuerungszeitraum folgende Jahr hinein. Das klingt entspannt und ist es nicht: Es bedeutet, dass eine Kanzlei zu jedem Zeitpunkt an zwei Veranlagungsjahren gleichzeitig arbeitet, dem laufenden und dem verspäteten. Die Spitze liegt vor dem Fristende im Februar, und sie trifft Steuerfachangestellte und Steuerfachwirte gleichermaßen.
Die Offenlegung schließt den Zyklus ab: Der festgestellte Abschluss ist innerhalb eines Jahres nach dem Stichtag offenzulegen. Das ist die einzige Frist des Zyklus, die sich bequem verteilen ließe – und die trotzdem regelmäßig in den letzten Wochen abgearbeitet wird.
Was der Zyklus im Alltag bedeutet
Drei Dinge, und alle drei gehören in ein Vorstellungsgespräch.
Mehrarbeit in einem festen Fenster. Die Saison bedeutet in vielen Häusern längere Tage über Wochen. Das ist nicht per se unzulässig: Das Arbeitszeitgesetz erlaubt eine Verlängerung der werktäglichen Arbeitszeit über acht Stunden hinaus bis zu zehn Stunden, verlangt dafür aber einen Ausgleich innerhalb eines gesetzlich festgelegten Zeitraums, sodass im Durchschnitt die acht Stunden gewahrt bleiben. Genau dieser Ausgleich ist der Punkt, an dem es scheitert – nicht die Spitze selbst, sondern das ausbleibende Tal danach. Unverrückbar sind außerdem die Ruhepausen und die ununterbrochene Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen.
Urlaubssperre. Viele Häuser sperren die Abschlussmonate für Urlaub. Rechtlich ist die Grundlage die Berücksichtigung dringender betrieblicher Belange bei der Urlaubsgewährung; wo ein Betriebsrat besteht, sind allgemeine Urlaubsgrundsätze und der Urlaubsplan mitbestimmungspflichtig. Praktisch heißt das zweierlei: Eine Sperre ist zulässig, wenn sie sachlich begründet ist – aber sie darf nicht dazu führen, dass Urlaub faktisch verfällt. Wer im Frühjahr nicht darf und im Sommer nicht kann, sollte die Übertragungsregeln kennen und früh auf eine schriftliche Zusage dringen.
Vertretung, die es nicht gibt. Der unangenehmste Punkt. In einer Saison, in der alle dasselbe tun, ist ein Krankheitsfall nicht auffangbar. In kleinen Kanzleien kann der Ausfall einer einzigen Person den Fristenplan kippen. Das ist kein Argument gegen die Kanzlei, aber es ist die Frage, die man stellen sollte: Wer übernimmt die Mandate, wenn jemand ausfällt?
Wo das Arbeitszeitrecht ansetzt
Zwei Punkte sind in den letzten Jahren schärfer geworden.
Der erste ist die Erfassung. Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden, dass Arbeitgeber schon nach geltendem Arbeitsschutzrecht verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen. Für ein Fach mit ausgeprägter Saison ist das mehr als Bürokratie: Erfasste Zeit ist die Voraussetzung dafür, dass ein Ausgleich überhaupt nachvollzogen werden kann. Wer in einem Haus arbeitet, das die Zeit "nicht so genau nimmt", verliert den Ausgleich still.
Der zweite ist die Vergütung von Mehrarbeit. Sie steht nicht automatisch zu; sie hängt an Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder daran, dass eine Vergütung den Umständen nach zu erwarten war. Pauschale Klauseln, nach denen "sämtliche Mehrarbeit mit dem Gehalt abgegolten" ist, sind in dieser Allgemeinheit nach der Rechtsprechung unwirksam, weil der Umfang nicht erkennbar ist. Wer den Vertrag vor der Unterschrift liest, findet die entscheidende Stelle meist in einem einzigen Satz – und kann verhandeln, solange es noch etwas zu verhandeln gibt.
Wo der Zyklus flacher verläuft
Nicht jede Stelle dieses Feldes hat dieselbe Saison, und wer die Spitze scheut, kann ihr innerhalb des Fachs ausweichen.
Am flachsten verläuft das Jahr in den Nebenbüchern. Die Kreditorenbuchhaltung und die Debitorenbuchhaltung arbeiten im Rechnungs- und Zahlungstakt und werden zum Abschluss zwar gebraucht, tragen ihn aber nicht. Wer dort arbeitet, erlebt den Jahreswechsel als Zusatzaufgabe und nicht als Ausnahmezustand.
Deutlich ausgeprägter ist er im Controlling, aber anders verteilt: Dort liegt die Spitze im Herbst, wenn Budget und Planung für das kommende Jahr entstehen, und noch einmal zum Jahresabschluss, wenn Ist und Plan zusammengeführt werden. Wer aus dem Rechnungswesen ins Controlling wechselt, tauscht damit nicht die Spitze weg, sondern verschiebt sie.
Und schließlich gibt es Häuser, die die Spitze organisatorisch brechen: durch abweichende Geschäftsjahre bei einzelnen Gesellschaften, durch unterjährige Vorarbeiten, durch einen Abschlussprozess, der im Oktober beginnt statt im Januar. Wer im Gespräch danach fragt, erfährt viel über die Reife der Organisation – und die Antwort "wir fangen früh an" ist erheblich mehr wert als die Antwort "wir sind ein eingespieltes Team".
Die gesundheitliche Seite
Die Belastung dieses Fachs ist still. Sie besteht aus langen Bildschirmzeiten, aus einer Konzentration, die keinen Fehler verzeiht, und aus einer Verantwortung, die nicht sichtbar ist: Wer den Abschluss aufstellt, entscheidet über Zahlen, an denen Kredite, Ausschüttungen und Bescheide hängen. Dazu kommt der Nachlauf – Betriebsprüfungen sehen sich Jahre später genau die Fälle an, die man selbst als Grenzfall abgelegt hatte.
Praktisch hilft weniger, als man denkt, und Konkretes mehr: geregelte Pausen auch in der Spitze, ein tatsächlicher Ausgleich nach der Saison statt eines Zeitkontos, das nur wächst, und eine Arbeitsplatzausstattung, die für acht Stunden Bildschirmarbeit gebaut ist. Für Bildschirmarbeitsplätze sieht das Arbeitsschutzrecht zudem ein Angebot zur arbeitsmedizinischen Vorsorge vor; es kostet nichts und wird selten genutzt.
Vier Fragen vor der Zusage
Wie viele Wochen dauert die Spitze, und wann liegt sie? Wie wird Mehrarbeit erfasst und wann ausgeglichen – in Freizeit, in Geld, gar nicht? Gibt es eine Urlaubssperre, und wie lang ist sie? Und wer vertritt im Krankheitsfall?
Die Antworten unterscheiden zwei Häuser deutlicher als jede Stellenbeschreibung. Wer sie vergleichen will, findet in den Angeboten rund um den Jahresabschluss beide Muster nebeneinander – das Haus, das die Saison benennt und ihren Ausgleich gleich dazu, und das Haus, das von "Belastbarkeit" schreibt und es dabei belässt. Für die fachliche Seite der Abschlussarbeit sind die Profile der Bilanzbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung der richtige Ort, für den Weg dorthin der Beitrag zum Bilanzbuchhalter IHK – und wer die Saison zugleich für eine Prüfungsvorbereitung nutzen will, liest den Beitrag zur Steuerberaterprüfung, bevor er sich anmeldet.
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